採用/不採用通知について

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採用・不採用の通知は、採用であれば良いのですが不採用の通知となると少なからず心理的な負担があるものです。不採用になった方とは今後どこで関わることになるかもしれませんので、不採用通知の言い回しには注意が必要です。

「不採用です」と直接的に書くのではなく「ご期待に添えず申し訳ありません」「この度の採用は見合わせて頂きたく存じます」など相手に対して申し訳ないという気持ちが伝わるように意識し伝えましょう。

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採用・不採用の通知手段

採用・不採用通知はできるだけ手紙の郵送での通知がいいと思います。

なぜならば不採用の場合、文面の方が心理的な負担が少ないのと不採用通知と一緒に履歴書を同封し返却することができるからです。

採用の場合であっても、採用通知と一緒に入社書類一式を同封できますので効率がいいです。

 

メールで不採用通知を出し履歴書を返却しない企業もありますが、企業倫理と個人情報保護法の観点から、手間とコストはかかりますが郵送で通知を兼ねて履歴書も返却したほうがいいと思うのです。

 

履歴書を返却しない方法をとる場合は、履歴書は返却しない旨と保管・破棄方法を明確に伝えたほうが良いでしょう。

面接の最後に「不採用の際の履歴書の返却をしない」旨を口頭で伝えると、応募者に「落ちたな~」というイメージを与えてしまいかねず、採用通知をだす前に他の企業への挑戦に移行されてしまうこともあります。

ですから履歴書を返却しない方法をとる場合は、面接の前に簡単な「質問事項」などを記入してもらう方式を取り、その中に「個人情報保護法による履歴書の取扱いと不採用の際に返却しない旨」を記述し同意署名をもらっておくとスムーズに運びます。

いずれにしても、合否の通知方法と選考期間は必ず伝えておきましょう。

 

採用面接を受けた応募者は一刻でも早い通知を願っています。不採用の場合のことを考えても次への挑戦ができずに不安をかかえる日々が続いています。

選考期間は遅くとも7日以内にして合否の通知を出したほうが良いでしょう。

 

採用の通知の例文

選考結果のご通知

令和〇〇年〇〇月〇〇日

〇〇〇〇様

株式会社〇〇〇〇

人事部○○〇〇

拝啓

先日はご多忙の中、面接のために当社へご足労頂き有り難うございます。

この度、厳選なる審査の結果、貴殿の採用を内定とさせていただくことに決定いたしましたことをご通知申し上げます。

つきましては、「入社手続き」の日程を相談させて頂きたいと思いますので、同封した書類に署名捺印と必要書類一式を取り揃えて頂き、恐れ入りますが、〇月〇日までに下記へご連絡お願い致します。

敬具

何かご不明な点・質問等がございましたら下記担当者までご連絡下さい。

担当 人事部〇〇〇〇

〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇

 

不採用の通知の例文

拝啓○○の候

先日はご多忙の中、当社への面接にご足労頂き有り難うございます。

厳選なる選考の上、誠に残念でなりませんが、この度はご期待に添いかねる結果となり、採用を見合わせて頂くことになりましたことをお伝えいたします。

大変恐縮ではございますが、ご了承のほどお願い申し上げます。

尚、履歴書等の選考書類を同封いたしましたのでご査収頂けましたら幸いです。

〇〇〇〇様の一層の活躍をお祈り申し上げます。

敬具

株式会社〇〇〇〇

人事部〇〇〇〇

TEL〇〇〇ー〇〇〇〇―〇〇〇〇

 

採用手続きに関して

面接終了時、即採用に関して

基本的にはできるだけ複数で厳正に審査した上、後日採用通知をした方が良いと思います。

その理由は、

・採用が軽いものになってしまう

・応募者にいろいろな意味で不安を与えることになる

・通知を待って採用された喜びは、入社意欲を増す

 

しかし反対に面接終了時即採用するメリットもないわけではありません。即採用はブラック企業のイメージをもたれてしまうデメリットもありますが、面接時即採用のメリットは

 

  • 是非わが社に来て欲しい……というメッセージになる
  • 他の企業にとられる確率が減る

 

ということも考えられます。

 

  • 「この人は将来性がありそう」
  • 「高い能力を持っている」
  • 「わが社に不可欠な人財だ」
  • 「かなりの戦力アップが期待できそう」

……などと、誰がみても「採用されるであろう」と思われる人財は即採用しても良いかと思います。

 

 

採用内定者から、入社手続きの連絡を受けたときの対応

手紙で採用の通知と入社書類一式を同封しをするか、即採用の場合はその場で入社書類一式を渡すなどの手段をとると思いますが、入社手続きの日程を決める連絡が来たときの対応方法をスタッフ一同統一しておきます。

 

TELなどで連絡を受けたスタッフの対応は?

「合格おめでとうございます」……は、ちょっと違うような気がします。

「入社して頂き有り難うございます」

「只今、担当者に変わりますので、少々お待ちくださいませ」

……が良いと思います。

 

(担当者が席をはずしている場合は)

「こちらからすぐにお掛け直しますのでお電話番号をお聞かせください」

「入社書類をお渡し致しますので ご都合のよろしい日時をおきかせください」

※直ちに、担当者から連絡するように手配します。

 

(入社書類一式例)

・雇用契約書(内容記入済み)

・誓約者

・身元保証書

・マイナンバーもしくは免許証のコピー

・扶養控除申告書

・交通費申請書

・身分証用写真(〇㎝×〇㎝)

・ユニフォーム依頼書

・印鑑 (社員)

・マイナンバー通知書

・雇用保険被保険者証

・給与振り込み口座通帳表紙の裏面コピー  

……などでしょうか

以上を確認しながら滞りなく進めていき、入社に関する事項の説明に入ります。

入社にあたっての説明事項は「入社説明事項」をご覧ください。

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